главная страница
статьи
карта сайта
интернет-магазин

Рейтинг@Mail.ru

Пост!

Леди Совершенство

Выпуск 105

 

Здравствуйте, мои дорогие совершенствующиеся леди!

 

Сегодня в выпуске:

 

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ

Деловая переписка – это просто

Теперь давайте займемся организацией вашей деловой переписки. Мы уже обсуждали электронные письма и факсы, которые вкупе с письмами и записками и составляют деловую переписку. Вспомните главные принципы сортировки. Что-то можно выбросить сразу, что-то с пометками вернуть отправителю или передать коллеге, а что-то разложить по папкам. На некоторые письма придется писать развернутый ответ. В течение дня держите эти категории – «Выбросить», «Передать», «Подшить» - в голове и не позволяйте своему рабочему столу вновь скрыться под ворохом бумаг.

Несколько советов, которые помогут вам немного разгрузить бремя своей деловой переписки:

  • Если от вас требуется короткий ответ, напишите его прямо на оригинале письма, внизу, и верните отправителю. Вы сэкономите бумагу, напомните респонденту, о чем шла речь, - и, конечно же, хоть одной бумагой на вашем столе станет меньше.
  • Старайтесь использовать электронную почту. Писать быстрее, бумаги не нужно, к тому же дешевле и надежнее. Только не забудьте убедиться, что адресат регулярно проверяет свой почтовый ящик, особенно если хотите передать ему срочную информацию.
  • Выделите время на то, чтобы досконально изучить возможности своей почтовой программы. Вы можете с удивлением обнаружить множество весьма и весьма полезных функций, о существовании которых вы и не подозревали, позволяющих посылать одно письмо нескольким людям одновременно, копировать письма, автоматически фильтровать, сортировать, подшивать и удалять письма, посылать прикрепленные файлы.
  • Имея выбор между письмом, факсом или телефонным звонком, делайте выбор в пользу телефонного звонка – сэкономите и на бумаге, и на времени. О том, как эффективно использовать телефон, рассказывалось в прошлом выпуске.
  • Пишите простым и понятным языком, предложения и абзацы должны быть короткими. Проще всего воспринимается текст, состоящий из глаголов движения и существительных.
  • Не перегружайте респондента ненужной информацией. Не отправляйте ему коммерческое предложение на десяти страницах, если вполне достаточно всего одной. Учитесь писать сжато, это поможет вам мыслить логично и последовательно, не говоря уже о том, что партнеры по бизнесу будут лучше понимать, что вы от них хотите.
  • Не распечатывайте электронные письма без особой необходимости. Если речь идет, допустим, о встрече, сделайте пометку в еженедельнике. По возможности храните документы в электронном виде, а когда нужно подшить электронное письмо к делу – распечатывайте его и немедленно отправляйте в нужную папку.

 



Другие новости:


Перепечатка материала возможна только с обязательной ссылкой на сайт http://fortunita.info/

Copyright©Tatyana Nistotskaya 2005-2017